L’objectif de la méthode est de permettre d’être productif (et non pas efficace, mais j’y reviendrais dans un autre post) en toutes circonstances. C’est un mode d’emploi pour toutes les situations et taches répétitives auxquelles vous dvez faire face dans votre travail mensuel. Voici quelques unes des pistes :

Comment bien gérer ses emails

4D : Do it, Delete it, Delegate it, Defer it

Do it : le faire de suite si ce n’est pas long

Delete it : rien d’interessant on supprime

Delegate It : transmettre à une autre personne pour faire ce qui faut pour que la situation avance

Defer it : planifier un travail plus long à une date ultérieure

Au final, en traitant toute sa boite de réception régulièrement sur ce modèle, on peut la vider complètement en quasi permanence. En organisant son bureau, on peut mettre en place le même système pour toutes les sources d’information que l’on a à traiter ( courrier, fax … ). Les ‘sources’ d’information ne devant pas remplacer un agenda bien maitrisé.

La méthode généralise le principe, mais c’est définitivement à l’email que le résultat est le plus radical. Avoir en permanence une boîte de réception vide, est une source de quiétude inimaginable. Plus besoin de passer son temps à revoir ce qui est dans la pile pour vérifier que l’on a rien oublier.

L’Action suivante

Pour chaque projet, une fois que vous avez definis la liste des tâches à accomplir, planifier du temps pour chaque projet en indiquant l’action à réaliser. Ainsi plutôt que de prévoir 2h mardi pour travailler sur le projet de site sur ‘la livraison de fleurs’, notez que vous devez : mettre en place le CMS sur l’hébergement et choisir un template. Ainsi lorsque vous attaquerez le projet, vous n’aurez plus besoin de vous poser la question. Une fois la tache terminée, notez ce que vous devez entreprendre ensuite la prochaine fois que vous aurez du temps à consacrer à ce sujet.

En adepte inconditionnel de Outlok, cette pratique est très simple à mettre en oeuvre, je crée un tache pour chaque projet, à l’intérieur de la tâche je décompose mon projet en tâche le plus simple possible et qui vont demander peu de temps (l’important c’est aussi d’avoir l’impression d’avancer 🙂 ), et ensuite, j’ajoute derrière le titre de ma tâche / projet, la prochaine action. Chaque tâche-projet est prévu pour être récurrent, une fois que j’ai terminé mon action, je change le titre, et je valide. la tâche outlook apparaitra la prochaine fois avec l’action à mener. Pour certaine tâche, je renseigne également la durée à accorder (c’est particulièrement faisable avec le référencement, la veille, on peut y passer 1h ou 1 jour…), cela m’est très utile pour planifier cette tâche dans la semaine ensuite (entorse à la méthode, voir la suite), ou agir quand j’ai un peu de temps libre en piochant en fonction de ma disponibilité.

La fin du planning journalier

On surestime toujours ce que l’on sera capable de faire dans une journée. Lorsque l’on traite de nombreux projets en paralèlle, cela se termine immanquablement par un retard dans l’activité et de nombreuses taches non accomplies à la fin de la journée. Sans même parler de procrastination ou d’oisiveté, les impondérables dans une activité sont difficilement planifiables, l’appel d’un client un peu trop long, une nouvelle opportunité avec un devis à rendre rapidement, la connection internet qui défaille… Le principe de GTD est donc de ne pas prévoir de planning journalier mais de prévoir une liste de projet avec pour chacun la prochaine tache à accomplir et d’avancer… le mieux possible.

Au final, je pense que cela dépend un peu de la nature de l’activité, j’ai renoncé à ce modèle en raison d’un nombre de projets trop importants. Mais j’essaye de réduire au maximum, les tâches à ‘absolument’ accomplir tel jour à tel heure. Le stress engendré par de nombreuses tâches non accomplies le jour prévu disparait grandement si l’on s’applique à ne pas trop cadré ses journées.

Garder du temps pour gérer son temps 🙂

On oublie souvent de prévoir du temps pour s’organiser. Il est donc primordial de vérifier que tout le ‘système’ mis en place est toujours valide. Chaque fin de semaine, je (re)organise tout ce que j’ai à faire, en cours, à terminer etc..

Conclusion

Je n’ai pas fais ici un inventaire complet, mais une petite mise en bouche pour vous laisser entrevoir comment par des actions simples et systématiques, on peut devenir beaucoup plus productif. L’étape suivante, sera d’être en plus efficace 🙂

Mettre en place toutes les pratiques décrites dans l’ouvrage peut prendre du temps, et il est recommandé de ‘tout faire d’un coup’, j’ai de mon coté pris ce qui m’interessait (un bon 80%), lu et relu le livre, et essayer de m’astreindre à mettre en pratique tout ce qui était applicable à mon activité. Une fois en place, une chose est sûre, vous ne serez pas deçu : qui s’y met ?

Update 09/03/2010 : A lire http://www.paulgraham.com/makersschedule.html